CARA MEMILIH SOFTWARE MANUFACTURING YANG EFEKTIF

Problem produksi tidak efisien seringkali disebabkan oleh pekerjaan bagian produksi kurang memperhatikan proses produksi yang tepat, seperti bekerja tidak sesuai dengan prosedur, tidak melakukan test terhadap bahan baku yang akan dipakainya, hal ini karena bagian produksi tidak bekerja sama dengan purchasing, lalu masalah operator yang bekerja asal-asalan dan ditambah bagian paker/pengemas (yang harus dilakukan manual oleh manusia) sehingga hasil produksi banyak yang rusak. Produk rusak ini menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Selain itu out put produksi tidak maksimal karena selain sebab-sebab di atas, perusahaan tidak memiliki alat ukur yang baik terhadap kegiatan produksi.

Dulu mungkin memakai cara usang seperti mengkompetisikan setiap hasil produksi, seperti apabila pabrik menerapkan tiga shift, maka manajer produksi mengkompetisikan pekerjaan bagian produksi shift pertama seperti menulis besar-besar di papan pengumuman agar shift berikutnya bisa menghasilkan produksi lebih banyak dari yang dihasilkan bagian produksi shift sebelumnya. Namun kompetisi ini, yang tadinya sengaja sebagai akal-akalan dengan tujuan memotivasi, sudah tak dapat digunakan lagi karena para buruh sudah mengetahui permainan seperti ini. Jadilah produksi berikutnya sulit ditebak hasilnya berapa.

Untuk mendapatkan produksi supaya efektif dan efisien ini memang harus memakai tools yang supercanggih agar proses produksi tidak dibelokan oleh para buruh, operator, maupun foreman yang bekerja dalam shift. Salah satunya adalah dengan memakai software manufacturing. Namun dalam menggunakan software manufacturingpun sebaiknya kita tidak salah pilih, sebab tidak semua software manufacturing sesuai dengan proses bisnis yang ada di perusahaan. Oleh sebab itu sebelum memasang software manufacturing harus diketahui dahulu, apakah software manufacturing itu terdapat menu Job costing, sehingga bisa menghitung HPP secara otomatis, menu kebutuhan terdahap material produksi, sampai dengan menghitung hasil produksi. Serta yang paling penting lagi software manufacturing itu jangan melulu hanya untuk manufacturing, tetapi ada juga menu-menu di bawah ini:

1. Pembelian
2. Penjualan
3. Inventory
4. Laporan keuangan
5. Laporan produksi serta lainnya.

Apabila sudah menemukan software seperti ini kita sudah bisa menggunakan software ini. Akan tetapi apabila masih kesulitan setelah ditemukan software seperti ini tidak maksimal dipakai, maka perlu mendesain ulang/atau mendesain terlebih dulu system produksi yang ada di perusahaan, dengan demikian software bisa diaplikasikan dengan baik. Apabila dengan cara ini tidak bisa maksimal, maka meminta bantuan seorang consultant sangat baik dilakukan. Semoga artikel ini bermanfaat. 

*Penulis adalah konsultan desain system management pabrik, yang bisa dihubungi di 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com

BAGAIMANA CARA MENGURUS CV ?

Anda ingin mengurus CV usaha anda? Sebenarnya mudah untuk mengurus hal ini. Dengan biaya kurang lebih 2,5 juta anda bisa mendatangi Notaris untuk mengurus CV lengkap, termasuk SIUP, TDP, NPWP dan Stempel usaha. Nah, langkah-langkah yang harus disiapkan sebelum ke notaris adalah fotocopy KSK, KTP, Surat Nikah jika partner dalam CV adalah istri/ suami. Siapkan dana, dan dana baru bisa diberikan setelah CV selesai.
Siapkan pula bisnis yang akan dilakukan saat ini maupun mendatang. Pada CV boleh memasukan berbagai bidang usaha yang anda inginkan sejauh usaha-usaha itu bisa dimasukan dan sesuai persyaratan untuk pembuatan CV. Jangan batasi usaha yang akan dijalankan meskipun pada saat ini usahanya baru satu jenis.
Setelah badan usaha selesai, anda akan diberikan fotocopy badan usaha untuk mengurus domisili usaha ke kantor kelurahan. Sebelum ke kantor kelurahan anda meminta dulu surat keterangan mengurus domisili usaha ke RT atau RW.  Jangan terlalu lama untuk mengurus surat keterangan domisili supaya SIUP dan TDP perusahaan segera bisa diurus oleh pihak Notaris.
Setelah surat keterangan domisili selesai, anda bisa tunggu proses pengrusan SIUP, TDP dan NPWP. Nah, setelah proses ini selesai, pihak notaris akan menguhubungi anda dan anda diminta membayar sejumlah dana sesuai kesepakatan sebelumnya. Pada bagian ini anda sudah legah perusahaan anda sudah berbadan hukum.
Nah, berikutnya anda diminta untuk datang ke kantor pajak untuk melaporkan perusahaan anda sebagai perusahaan kena pajak (PKP), dan setelah ini mulailah lancar anda menjalankan usaha. Apabila keterangan ini kurang cukup dipahami. Datanglah ke Notaris terdekat, anda pasti akan diberikan informasi selengkap-lengkapnya.

CARA MENDAPATKAN PIRT DI DEPARTEMENT KESEHATAN

PIRT adalah ijin edar produk pangan olahan yang diproduksi oleh UKM untuk dipasarkan secara lokal. Ijin PIRT hanya untuk produk pangan olahan dengan tingkat resiko yang rendah.

PIRT tidak berlaku untuk produk :

• Susu dan hasil olahannya
• Daging, ikan, unggas, dan hasil olahannya yang memerlukan proses dan atau penyimpanan beku
• Pangan kaleng (PH>4,5)
• Minuman beralkohol
• Air minum dalam kemasan (AMDK)
• Pangan lain yang wajib memenuhi persyaratan SNI

GAPMMI (Gabungan Pengusaha Makanan dan Minuman Indonesia) Jatim merupakan lembaga yang bekerjasama dengan Dinas Kesehatan dalam menagadakan penyuluhan PIRT. Pengusaha yang ingin mendapatkan ijin PIRT wajib ikut penyuluhan yang diadakan oleh GAPMMI tersebut. GAPMMI akan mengadakan penyuluhan apabila terkumpul 80 peserta. Apabila  Bapak/Ibu yang ingin mengurus ijin PIRT bisa mendaftar  ke GAPMMI, Jl . Wisma Permai Tengah I/ AA 29 Surabaya, dengan menghubungi Bpk Hendri, Hp : 081249999638 atau 031-5929420

Waktu untuk penyuluhan belum dapat diketahui saat ini, waktu penyuluhan kurang lebih dari pk 08.00-16.00. Di akhir penyuluhan akan ada tes, peserta yang tidak lulus tes tidak akan mendapat sertifikat PIRT. Biaya untuk ikut penyuluhan dan mendapat sertifikat PIRT adalah Rp. 250.000,- / peserta. Kalau hanya ikut penyuluhan dan tidak perlu sertifikat PIRT biayanya adalah Rp. 100.000,-/peserta. Peserta yang ingin mengajukan ijin PIRT harus yang memiliki fotocopy KTP dengan domisili Surabaya.

Rating: 0.0/10 (0 votes cast)

JANGAN SALAHKAN JIKA OMZET TURUN, STAFF TIDAK HANDLING KOMPLAIN

Turunnya omzet penjualan seringkali salah satunya berpangkal dari komplain yang tidak ditangani dengan serius. Apabila Distributor mengabaikan hal ini berarti ia sangat beresiko dengan bisnis yang sedang dijalaninya. Sebab ia sudah melakukan kesalahan dalam bisnisnya. Ada satu survey yang memberikan angka statistik bahwa pelanggan yang komplain tidak ditangani segera hanya mau kembali sekitar 19% dalam melakukan pembelian ulang. Serta yang kecewa akan memberitahukan kekecewaannya kepada berberapa orang lain. Sekarang ini seperti yang kita ketahui, bahwa konsumen yang kecewa alternatif melampiaskan kekecewaannya tidak sebatas melalui cara tatap muka saja, melainkan sudah melalui berbagai media yang bisa disiarkan ke seluruh dunia. Sejak ditemukannya internet menuntut kita sebagai pemilik bisnis untuk lebih berhati-hati sebab kalau tidak berhati-hati maka komplain yang tidak ditangani segera bisa terinformasikan sampai kemana-mana. Seperti lewat facebook, blog, tweeter, millis, digg, lintas me serta lainnya. Pengaruh social media di atas sangat dahsyat, oleh sebab itu meskipun posisi sekarang sebagai distributor  maka layanan pelanggan akan terus jalan.

Namun sebelum ke uraian berikut, kita juga harus mengetahui mengapa Distributor tidak menangani komplain? Tentunya ada sebab-sebab yang membuat tidak bisa menangani komplain dengan baik. Pertama, kurangnya kesadaran distributor yang muncul dari ketidakadaan sumber daya yang melayani. Kedua, kekurang mengertian bagaimana segera menangani komplain, apabila hal tersebut berhubungan dengan produk yang sangat teknis sekali. Ketiga, kurang adanya dukungan principal. Misalnya komplain yang berhubungan dengan barang rusak. Ada principal tertentu yang tidak memperdulikan adanya produk rusak di toko-toko. Apabila ada barang rusak, maka pihak distributor hanya diganti dengan 30%. Khususnya produk makanan, yang mengupayakan agar return bisa ditekan. Hal ini jika tidak dikomunikasikan akan menimbulkan konflik yang tentu saja bisa berujung  pada enggannya distributor menyelesaikan komplain. Dukungan dari principal sangat diharapkan. Kalau beli harganya 1000 dan hanya diganti 300 saja mana ada distributor yang mau. Sebab dengan semakin banyak menangani komplain, maka semakin banyak kerugian yang harus ditanggung.

Apa saja komplain yang biasanya muncul di distributor? Umumnya meliputi pengiriman barang ke pelanggan terlambat, salah kirim barang, ada return tidak segera diambil atau tukar, ketika kirim barang dilempar, petugas kirim tidak ramah, minta kredit ke salesman ternyata ketika barang dikirimkan pihak pengirim minta agar dibayar tunai oleh pelanggan. Komplain-komplain tersebut sering terjadi pada aktivitas keseharian distributor. Jika tidak ada penyelesaian ujung-ujungnya berakibat pada pembayaran pelanggan atas invoice jadi terlambat, tidak mau order lagi, serta mulai menjual produk kompetitor.

Beberapa dampak yang disebabkan oleh jenis komplain yang tidak tertangani segera seperti pengiriman barang terlambat, dampaknya adalah pelanggan akan menjual produk kompetitor yang ditawarkan oleh distributor lain. Akibatnya pelanggan tidak mau membeli kepada distributor, dan kalaupun mau membeli maka jumlah pembeliannya susut. Semua disebabkan oleh tidak segera dikirimkannya barang, khususnya barang yang laku. Salah kirim yang tidak segera diselesaikan akan mengakibatkan pembayaran piutang penjualan tertunda, sehingga menyebabkan prosentase AR overdue semakin bertambah. Begitu pula return yang tidak segera diambil juga bisa menyebabkan piutang penjualan tidak tertangani dengan baik, selain itu produk yang tidak segera ditukar keburu expired. Nah, hal ini tentu saja semakin membuat distributor mengalami kerugian.

Masalah layanan yang dilakukan oleh deliveryman yang tidak membuat nyaman pelanggan juga dapat berdampak dikomplainnya salesman atas layanan itu. Kalau mengirim yang benar mengusahakan jangan sampai pelanggan dirugikan. Kalau barangnya mudah pecah, serta ketika membongkar muatan dengan lakukan bantingan maka membuat produk itu rusak. Pelayanan yang tidak ramah juga membuat komunikasi dengan pelanggan tidak nyaman. Pelanggan jika ada informasi akan enggan menyampaikan kepada karyawan yang tidak menunjukan persahabatan.

Minta kredit tapi dilayani dengan syarat tunai juga termasuk mengkianati pelanggan. Pelanggan akan menilai kita tidak fair, dan dianggap mempermainkan pelanggan. Dampak dari hal ini tentu saja bagi pelanggan yang komitmen, ia tidak akan membayar tunai. Bahkan ia akan mengembalikan barang jika pembicaraan awalnya adalah kredit tapi ketika kirim diminta bayar tunai. Serta selanjutnya jika salesman datang, maka salesman tidak akan pernah direspon dengan baik oleh pelanggan yang sudah dikhianati tersebut. Dampak dari komplain yang tidak dilayani dengan baik akan menurunkan omzet penjualan. Bila dibiarkan terus menerus akan menjadi kanker yang mengakibatkan distributor tersebut terpuruk. Bahkan bangkrut!

Sekarang bagaimana menangani komplain dengan baik? Dengarkan komplain yang disampaikan oleh pelanggan kita. Dengan mendengarkan komplain maka kita bisa mengetahui permasalahan yang sebenarnya, selain itu kita bisa mengetahui kekurangan-kekurangan yang sedang terjadi pada distributor kita.  Setelah itu kalau bisa segera catat semua komplain yang terjadi. Dengan cara mencatat ini kita tidak akan lupa dengan penyelesaian komplain-komplain yang masuk. Kalau bisa setiap bulan juga dibuatkan grafik mengenai komplain yang terjadi setiap bulan bahkan tahun. Melalui grafik ini akan kita lihat sejauh mana komplain sudah ditangani dengan baik, sehingga secara grafik komplain akan terus turun, dan tidak nambah. Semakin nambah berarti ada dua kemungkinan yaitu layanan yang tidak baik dan penyelesaian komplain yang tidak segera sehingga komplain terus berdatangan.

Grafik akan sangat membantu dalam menganalisa banyak sedikitnya komplain yang disampaikan pelanggan pada distributor kita. Oleh sebab itu buatlah grafik komplainnya. Setelah itu rumuskan penyelesaian setiap komplain yang ada untuk segera ditangani. Apabila berhubungan dengan pengiriman, maka segeralah membuat komitmen untuk selanjutnya akan mengirimkan tepat waktu kepada pelanggan dengan mengubah rute pengiriman lebih baik, atau menambah karyawan dan armada delivery jika memang dibutuhkan. Salah kirim barang, ada return tidak segera diambil atau tukar, ketika kirim barang dilempar, petugas kirim tidak ramah, minta kredit ke salesman ternyata ketika barang dikirimkan pihak pengirim minta agar dibayar tunai bisa diselesaikan dengan baik jika distributor membuat aturan main dengan jelas. Nah, aturan main yang disampaikan tidak saja dalam bentuk lisan tetapi bisa dalam bentuk tertulis sehingga apa yang dikerjakan oleh karyawan sesuai dengan prosedurnya. Umumnya aturan main dalam bentuk tertulis tertuang dalam standard operating procedure (SOP).

Hal tersebut diatas adalah penyelesaian yang berhubungan dengan intern kita. Sedangkan yang berhubungan dengan extern, maka segera selesaikan komplain yang disampaikan oleh pelanggan setelah betul-betul memahami. Oleh sebab itu setelah mendengar, ulangi apa yang disampaikan oleh pelanggan komplain tersebut. Jika sesuai dengan apa yang kita ulang, lalu buatlah kesepakatan untuk penyelesaiannya. Segera mengelola pelanggan yang komplain memiliki tujuan agar ketidakpuasan mereka tidak menyebar kemana-mana.

DISTRIBUTOR HANYA MENJALANKAN PRODUK YANG DI-SUPPORT OLEH PRINCIPAL

Menjalankan produk yang disupport dengan baik oleh principal memang tidak ada salahnya. Produk yang dipromosikan tentunya akan berbeda dengan produk yang tidak ada promosi sama sekali. Fungsi program promosi tentu saja adalah upaya principal menaikan volume penjualan. Sedangkan distributor bertugas untuk menjalankan setiap program yang diberikan oleh principal tersebut sampai titik darah penghabisan. Ada satu contoh program promosi yang bertopik “gosok-gosok” dimana disetiap bungkus yang digosok tersebut muncul angka Rp 500,- dan pihak konsumen bisa menukarkan bungkus tertera angka Rp500,- tersebut ke toko. Setelah itu toko akan klaimkan bungkus itu ke distributor. Hasilnya penjualannya memang empat kali lipat dari rata-rata 6 bulan sebelumnya. Program promosi ini sangat berhasil, tetapi distributor tidak menduga dan kurang cermat terhadap mekanisme dari klaim yang harus dilakukan ke pihak Principal.

Pihak principal akan menyelesaikan semua klaim dari distributor setelah program usai. Usia program adalah 3 bulan. Tentu saja hal ini membuat distributor kelabakan. Masalah bukan karena tidak bisa klaim kepada principal tetapi hasil pengumpulan bungkus itu sudah rata-rata nilainya miliaran rupiah. Bagi distributor yang modalnya tidak berlipat tentu saja hal ini sangat mengganggu cash flow-nya sehingga terlambat membayar kepada principal produk lainnya. Nah, celakanya lagi setelah tepat 3 bulan diklaimkan, distributor diharap menunggu dengan “sabar” perhitungan dari masing-masing distributor yang ada di seluruh Nusantara. Sementara itu yang menangani klaim di principal hanya 1 orang saja. Ini termasuk kasus yang membuat semua distributor marah besar dan tidak sedikit akhirnya minta mengundurkan diri karena tidak sanggup untuk melanjutkan sebagai distributor produk tersebut.

Kalau kita mau bijaksana, sebagai distributor kita tidak boleh bergembira terlebih dahulu sebelum mengetahui secara detail program dan mekanisme penyelesaian budget yang dibuat oleh principal. Seperti yang kita ketahui bahwa support principal terhadap distributor akan sangat bermanfaat sekali dalam aktivitas penjualan produk kepada setiap penyalur. Namun demikian perlu dicermati ulang setiap program yang diberikan oleh principal jangan sampai program-program principal cukup banyak dan sangat merepotkan distributor itu sendiri. Pada kasus diatas jelas pihak distributor merasa dirugikan. Berapa bulan uang segarnya berhenti tidak berputar dan kalau dihitung berdasarkan bunga bank, tentu distributor mengalami banyak kerugian. Maka sebaiknya cermatilah setiap program yang diberikan oleh principal. Bergembira menjalankan produk yang di-support dengan baik oleh pihak principal syah-syah saja, tetapi alangkah baiknya mengetahui terlebih dahulu mekanisme setiap program promosi yang diadakan oleh principal tersebut. Seperti pemaparan diatas, klaim dibayar oleh pihak distributor terlebih dahulu.

Ada berbagai bentuk support yang diberikan principal diluar program promosi seperti yang dijelaskan di atas yaitu bantuan subsidi dana pengadaan SDM, baik itu di sisi gaji atau biaya operasional SDM. Pada umumnya yang diberikan subsidi adalah tenaga marketing misalnya salesman, SPG atau motoris. Pada topik terdahulu sudah penulis jelaskan bahwa principal tertentu akan membantu pemasaran produk di distributor dengan memberikan bantuan tenaga marketing seperti salesman, SPG atau motoris.  Tenaga bantuan tersebut akan disubsidi oleh principal. Namun yang perlu diketahui ada dua mekanisme yang biasanya ditawarkan oleh principal. Pertama, pembayaran gaji dan biaya operasional dibayar terlebih dahulu oleh distributor setelah itu distributor klaim ke principal. Kedua, pembayaran gaji dan biaya operasional langsung dibayar oleh principal. Sedangkan dari kedua kondisi tersebut di atas pada umumnya mekanisme yang sering digunakan adalah yang nomer satu.

Setelah mengetahui kondisi di atas, seringkali distributor hanya mau menjalankan produk principal yang memberikan subsidi atau support ke distributor. Sedangkan produk yang lain, apalagi yang hanya diletakan/serahkan begitu saja ke distributor tidak dijalankan dengan serius. Jika sudah komitmen mau menjalankan sebenarnya distributor sudah memiliki tanggung jawab untuk melakukan penyebaran produk ke saluran-saluran yang ada, tetapi kenyataannya distributor tidak melakukan hal ini dan cenderung hanya menjalankan produk milik principal yang memberikan banyak dukungan.  Seperti diuraikan diawal hal itu boleh saja asal mengetahui mekanisme yang jelas setelah semua support itu diberikan, distributor wajib memikirkan sejumlah dana yang sudah dikeluarkan atas perintah principal. Jangan sampai distributor terjebak hanya lantaran karena banyak support, distributor sangat termotivasi namun pada akhirnya harus menanggung kerugian karena klaim ada yang tidak dibayar principal karena ketidakjelasan mekanisme klaimnya. Jadi kesimpulannya, distributor telah melakukan kesalahan dengan menganggap bahwa dengan semakin banyak support dari principal, maka semakin mulus dalam mendistribusikan barang principal, padahal hal tersebut belum tentu. Oleh sebab itu tinjaulah dan teliti ulang setiap support dari principal, jangan sampai malah menjadi senjata makan tuan.